2004上海双年展第三次策展人会议于5月3日至4日在上海美术馆召开。会议由总策展人许江主持，策展人郑胜天、洛柿田、张晴、策展助理高士明出席了会议。经过两天的辛勤工作，策展人小组根据学术主题和展览结构以及第四次学术委员会会议意见，将参展艺术家名单和作品方案作了最后的调整。

　　5月5日，2004上海双年展第五次学术委员会会议如期举行，会议由李向阳主持，许江、郑胜天、洛柿田、张晴、高士明、肖谷、陈龙、李旭、卢辅圣、王劼音、周长江、胡项城、王明贤、范迪安、陆蓉之等出席会议。

　　会议听取了策展人小组的工作汇报，并就中外艺术家参展名单和作品方案展开了充分的讨论。学术委员会充分肯定了策展人小组近阶段以来卓有成效的工作，通过了参展艺术家名单和作品方案。

　　随后，2004上海双年展继续举行了为期2天的行政会议，策展人小组与美术馆有关部门的负责人就策划小组工作、设备与材料、展览与场地、宣传与推广等问题进行了交流与讨论，并按照工作进程表落实到人。同时，策展人小组按照参展作品的主题和样式，结合美术馆场地，作了初步的展览布置分配图。

　　5月9日，市文广局艺术处领导吕晓明、肖谷、沈竹楠检查了双年展工作情况，美术馆负责人李向阳、陈龙、王新华、李旭以及策展人郑胜天、张晴、高士明等向局领导汇报了第三次策展人会议和第五次学术委员会会议以及行政会议的基本情况，并针对目前存在的主要问题，诸如组织架构、资金筹集等展开了讨论。吕晓明肯定了双年展工作所取得的成绩，希望大家根据工作进程表，抓紧重要的工作节点，落实、落实，再落实。